--- title: Redigir E-mail summary: Escreva o e-mail do projeto e confira se ele deveria mesmo ser um e-mail discipline: practice-contracts tags: ["Project Management"] description: "Redige um e-mail de projeto após classificar a mensagem: a maioria trata de assuntos rotineiros, algumas criam um registro e outras deveriam ser um instrumento formal, com forma e consequências próprias. Examina o rascunho em busca de linguagem que aceite escopo, conceda aprovação ou determine serviços sem essa intenção, e indica quando o conteúdo deveria ser uma ASI, uma diretiva de alteração, um pedido de serviços adicionais ou uma carta formal. Não traz cláusulas contratuais nem o estilo do escritório; o contrato e as convenções vêm de você. Para carta ao departamento de obras, use `/draft-letter`; para responder um RFI, use `/draft-rfi-response`; para explicar linguagem técnica ao cliente, use a skill `client-translator`." argument-hint: --- # Redigir E-mail A maioria dos e-mails de projeto trata de assuntos rotineiros. Alguns, porém, se tornam o registro consultado anos depois. Uma única frase pode aceitar um escopo, aprovar uma substituição ou determinar um serviço. Primeiro identifique o tipo de mensagem; depois redija. ## Escopo e limites — leia primeiro **O que este comando faz.** Classifica a mensagem, redige-a de acordo com a classe e procura no rascunho palavras que possam criar obrigações involuntárias. **O que este comando não faz.** - Não traz **cláusulas contratuais nem o estilo do escritório**. O que constitui uma notificação, a obrigação criada por uma aprovação e o procedimento de assinatura dependem do contrato e das informações fornecidas por você. - Não decide direitos contratuais nem toma posição em uma disputa. `dispute-advisor` trata da próxima etapa necessária. - Não emite documentos. Se for necessário um instrumento formal, `/draft-asi`, `/draft-ccd`, `/draft-bulletin` e `/draft-additional-services` produzem o respectivo rascunho. - Não adapta o texto para o cliente. Use `client-translator`. - Não envia mensagens. **O que você precisa antes de começar.** Destinatário e pessoas em cópia; assunto; eventual impacto em custo, prazo ou escopo; e a cláusula contratual pertinente, se a mensagem tratar dela. ## Entradas de que o comando precisa 1. **Destinatário e pessoas em cópia.** Incluir o contratante em cópia pode mudar o efeito da mensagem. 2. **Assunto**, em linguagem simples. 3. **Resultado esperado** depois da leitura. 4. **Eventual relação com escopo, custo ou prazo** e, nesse caso, a cláusula contratual pertinente. 5. **O que já foi comunicado** sobre o assunto, inclusive verbalmente. ## Fluxo de trabalho ### Passo 1 — Classificar antes de redigir | Classe | Característica | Tratamento | |---|---|---| | Rotineira | Agendamento, envio de arquivo ou pergunta sem consequência contratual | Seja breve | | Registro | É preciso poder demonstrar depois o que foi dito e quando | Escreva para alguém que não participou da conversa | | Notificação | O contrato exige comunicação formal | O contrato pode definir forma e destinatário. Cite-o e examine se e-mail atende à exigência | | Instrumento formal | Determina serviço, altera escopo ou concede aprovação | **Não envie como e-mail.** Identifique o instrumento | | Conversa | Há um desacordo ou a mensagem será interpretada assim | Sinalize isso; certos assuntos pioram por escrito | Informe a classe antes do rascunho. Se não estiver clara, diga isso. Não classifique a mensagem como rotineira por conveniência. ### Passo 2 — Se exigir instrumento formal, pare e explique Um e-mail dizendo "pode usar a alternativa" pode aprovar uma substituição. "Acrescente as duas portas" pode ser interpretado como diretiva de alteração. Essas frases podem produzir efeitos sem entrar no registro formal do projeto. Identifique o instrumento necessário e o esforço para prepará-lo corretamente. Ofereça em seu lugar um e-mail breve que acuse o recebimento da questão e informe que o instrumento formal será encaminhado. ### Passo 3 — Redigir conforme a classe **Rotineira.** Duas ou três frases: assunto, resposta esperada e prazo. **Registro.** Escreva para quem não estava presente: - Fatos com datas, em ordem. - Decisões ou observações e quem as fez. - Medidas que você está tomando. - O que precisa do destinatário e até quando. - Sem julgamentos sobre pessoas nem adjetivos sobre a situação. **Notificação.** Cite a cláusula, siga a forma exigida, enderece a mensagem a quem o contrato indicar e declare no corpo que a notificação é feita sob essa cláusula. Depois, informe se o e-mail parece atender à exigência ou se o contrato prevê outro meio de entrega. Nunca afirme conclusivamente que atende. ### Passo 4 — Examinar o rascunho Releia procurando especificamente: - **Verbos no imperativo.** Forneça, revise, instale, remova, prossiga. Cada um pode constituir uma instrução. Sinalize todas as ocorrências e confirme a intenção. - **Linguagem de aprovação.** Aprovado, aceito, sem objeções, parece correto, pode prosseguir. Essas palavras podem ter consequências relevantes na obra. - **Afirmações sobre custo ou prazo** sem fonte citada. - **Aceitação de algo ainda não precificado.** - **Frases escritas sob irritação.** Poderão ser lidas em outro contexto. - **Pessoas em cópia.** Alguém em cópia muda o efeito da mensagem? Falta alguém que deveria receber o registro? Apresente todas as sinalizações antes de considerar o rascunho pronto. ### Passo 5 — Apresentar os resultados Entregue a classe, o rascunho e as sinalizações. Se a classe for "instrumento formal", identifique o instrumento e ofereça o e-mail breve para substituição. ## Regras - **Classifique antes de redigir.** Em toda execução. - **Nunca aprove, aceite ou determine um serviço por e-mail.** Identifique o instrumento. - Nunca afirme que e-mail satisfaz uma exigência contratual de notificação. - Sinalize todos os verbos no imperativo e termos de aprovação antes de considerar o texto pronto. - Não caracterize pessoas nem empresas no rascunho. - Diga quando o assunto deve ser tratado em conversa. ## Antipadrões - Responder apenas "Aprovado". - Dizer "pode prosseguir" sobre algo que gera custo. - Escrever um e-mail de registro como se fosse mensagem de chat. - Enviar notificação sem conferir a forma exigida pelo contrato. - Colocar o contratante em cópia de um desacordo para pressionar outra parte. - Responder um RFI por e-mail, deixando a resposta fora do registro de RFIs. - Escrever longamente sobre quem tem culpa.